Departman

Enstitü Sekreterliği


A. Organizasyonel Konum
Unvanı : Enstitü Sekreteri
Bölümü : Lisansüstü Eğitim Enstitüsü
Bağlı Bulunduğu Üst : Enstitü Müdürü
Astları : Uzman, Uzman Yrd,

B. Görevin Amacı
Enstitü Müdürü ve müdür yardımcılarının talimatları çerçevesinde Enstitü iş, işlem ve personelinin sevk ve idaresini sağlamak. Üst yönetim ile programlar ve öğrenciler arasındaki bilgi akışının sağlıklı bir şekilde ilerlemesine aracılık etmek.

C. Görev ve Sorumluluklar
1. Enstitü kurullarında raportörlük yapmak ve alınan kararları yazılı hale getirerek Rektörlük onayına sunmak veya üst kurullara ve ilgili birimlere sevk etmek,
2. İç denetleme ve Yükseköğretim Kurulu (YÖK) denetlemesi kapsamındaki hazırlıkları yapmak,
3. Açılması planlanan programlarla ilgili olarak Yükseköğretim Kurulu’na (YÖK) gönderilecek başvuru dosyalarını oluşturmak,
4. Üniversite yönetimi ve üst kurullar tarafından talep edilen konularda hazırlık, çalışma ya da raporlama yapmak,
5. Programların işleyişine ilişkin Üniversite yönetimince alınan kararları Anabilim Dalı Başkanlıklarına bildirmek. Üniversite yönetimi ile Anabilim Dalı Başkanlıkları arasında ilgili konularda bilgi bilgi akışını sağlamak,
6. Başvuru dönemlerinde yapılması gereken tanıtım faaliyetleri için ilgili birimler ile koordineli çalışma yapmak. Yeni kayıt yaptırmış lisansüstü öğrenciler için dönem başında oryantasyon programı organize etmek,
7. Öğrencilere yapılan burs ödemeleri listelerini her ay Mali İşler Daire Başkanlığı’na göndermek,
8. Birimdeki çalışanların yapmış olduğu işlemlerin uygunluğunu kontrol etmek ve varsa gerekli düzeltmelerin yapılmasını sağlamak,
9. Sorumluluk alanında, yürürlükteki ilgili dokümanlara (yönerge, prosedür vb.) uygun olarak çalışmak ve çalışılmasını sağlamak,
10. Kontrolü yapılmış olan ilgili dokümanları (listeler, evrak kopyaları vb.) dosyalamak ve arşivlemek,
11. Görev alanında yapmakta olduğu işler için gerekli olan araç ve gereci iş sağlığı ve iş güvenliği çerçevesinde düzgün ve doğru olarak kullanmak,
12. Gerekli hallerde, yöneticisinin bilgisi ve yönlendirmesi dahilinde bölümdeki diğer işlere destek olmak,
13. Mesleki ve kişisel konularda sürekli gelişim içerisinde bulunmak,
14. Yukarıda belirtilmeyen ancak görevin amacına hizmet eden diğer işleri yapmak,

Enstitü Sekreteri : Hakan Akdağ
E-posta : sgs@ihu.edu.tr
Telefon : +90 212 692 02 12 / 2700
URL : https://sgs.ihu.edu.tr

Yıldız (*) işareti olan alanlar zorunludur