Departman

Yazı İşleri Müdürlüğü


A. Organizasyonel Konum
Unvanı : Yazı İşleri Müdürü
Bölümü : Yazı İşleri Müdürlüğü
Bağlı Bulunduğu Üst : Genel Sekreter
Astları : Uzman Yardımcısı

B. Görevin Amacı
Elektronik ortamlarda kayıt altına alınacak, üretilecek, başka birimlere ya da kurumlara iletilecek, saklanacak ya da gerektiğinde imha edilecek elektronik bilgi ve belgelerin iş akışlarında izlenecek yol, yöntem ve usuller ile işlemleri takip etmek, Bilgi ve belge alışverişinin etkin, hızlı, güvenli bir biçimde yürütülmesini sağlayarak yazışmalarda kurumsal kültür ve kimlik oluşturmak, Rektörlük adına kurum içi ve kurum dışından gelen tüm yazışmaların “Resmi Yazışmalarda Uygulanacak Esas ve Usuller Hakkında Yönetmelik” çerçevesinde yapılmasını ve birimlere dağıtılmasını sağlamaktır.

C. Görev ve Sorumluluklar
1. Yazışmaların, yazışma kurallarına uygun olarak yapılması, dosyalanması ve korunması,
2. İş ve işlemler yürütülürken yasal mevzuat ve teknoloji yakından takip edilerek yazışma standartlarının oluşturulması,
3. Evrakların kayıt, havale, gönderme, alma vb. işlemlerinin zamanında, tam ve doğru olarak yapılması ve yürütülmesi,
4. İş akışlarının verimlilik ilkelerine uygun olarak planlanması, yönlendirilmesi, koordine edilmesi ve denetlenmesi,
5. Günlü ve süreli evrakın titizlikle takip edilmesi, bu konuda meydana gelecek aksamaların önüne geçilmesi,
6. Gizlilik dereceli bilgi ve evrakın, ilgisiz kişilerin eline geçmemesi ve bilginin mahremiyetinin ihlal edilmemesi için gerekli tedbirlerin alınması,
7. “Resmi Yazışmalarda Uygulanacak Esas ve Usuller Hakkında Yönetmelik” ile belirlenen biçime uygun olmayan yazıların işleme alınmadan önce bağlı olunan üst makama bilgi verilerek, alınacak talimat doğrultusunda işlem yapılması,
8. Başbakanlık’ın 2005/7 sayılı Standart Dosya Planı Genelgesine göre hem fiziksel hem de elektronik ortamda dosya planlarının oluşturulması, kodlama sistemine göre evrakların arşivlenmesi,
9. Üniversite adına gelen ve gönderilen kayıtlı elektronik posta (KEP) işlemlerinin takibi,
10. Üniversite adına gelen ve gönderilen elektronik tebligat (e-tebligat) işlemlerinin takibi,
11. Üniversitede Rektörlük bünyesinde kurulan Yükseltilme ve Atanma Kuruluna ait kararların yazılması, yazışma ve duyurularının yapılması,
12. Üniversite Yönetim Kurulu kararlarının kanuna uygun olarak yazılması ve muhafaza edilmesi,
13. Üniversitenin yıllık Olağan Genel Denetim Raporlarının birimlerden gelen bilgiler doğrultusunda Yükseköğretim Kurulu Başkanlığı’nın istediği formata uygun olarak hazırlanması ve oluşturulan Denetleme Dosyasının YÖKSİS veri tabanına eklenmesi görev ve sorumlulukları arasında yer almaktadır,
14. Sorumluluk alanında yapılan işler için gerekli olan araç ve gerecin iş sağlığı ve iş güvenliği çerçevesinde düzgün ve doğru olarak kullanılmasını sağlamak,
15. Sorumluluk alanındaki faaliyetlere ilişkin yöneticisine rapor sunmak,
16. Yönetsel, mesleki ve kişisel konularda sürekli gelişim içerisinde bulunmak,
17. Yukarıda belirtilmeyen ancak görevin amacına hizmet eden diğer işleri yapmak,
18. 6698 Sayılı Kişisel Verilerin Korunması Kanunu kapsamında KVK Sorumlusu ile kişisel verilerin işlenmesinde birimiyle ilgili KVK envanterini hazırlamak, yükümlülükleri ile uygulanacak kuralları düzenlemek, gerekli tedbirleri ve önlemleri almak.

Müdür : Hanife Işık
E-posta : yaziisleri@ihu.edu.tr, Registered Electronic Mail: ihu@hs01.kep.tr
Telefon : +90 212 692 02 12

Yıldız (*) işareti olan alanlar zorunludur