Fakülte Sekreterliği

A. Organizasyonel Konum
Unvanı : Fakülte Sekreteri
Bölümü : İlgili Fakülte
Bağlı Bulunduğu Üst : Genel Sekreter, Genel Sekreter Yardımcısı, Dekan ve Dekan Yardımcıları
Astları : Bölüm Sekreteri

B. Görevin Amacı
İbn Haldun Üniversitesi üst yönetimi tarafından belirlenen amaç ve ilkelere uygun olarak; Fakültenin vizyonu, misyonu doğrultusunda eğitim ve öğretimi gerçekleştirmek için gerekli tüm faaliyetlerinin, etkinlik ve verimlilik ilkelerine uygun olarak yürütülmesi amacıyla idari ve akademik işleri, Genel Sekreterlik, Dekan ve Dekan Yardımcılarına karşı sorumluluk içinde organizasyonunu yapar ve görevli olduğu Dekanlığa bağlı, idari örgütlerindeki personelin mevzuat çerçevesinde etkin, verimli ve uyumlu çalışmaları için gerekli tedbirleri alır.

C. Görev ve Sorumluluklar
1. 2547 Sayılı Yükseköğretim Kanununun 51’inci maddesi (b) bendinde belirtilen görev ve sorumlulukları yerine getirir,
2. Üniversitenin Misyon, Vizyon ve Kalite Politikasının belirlenmesine katkı sağlar ve fakülte sekreterlik ve bağlı birim çalışanları tarafından benimsenmesini sağlar,
3. Fakülte sekreterlik hedeflerini ve bu hedeflere ulaşmak için yapılacak faaliyetlerin belirlenmesini sağlar,
4. Bir kampüs yapısı içerisinde yer alan fakültelerde fakülte sekreterine bağlı yeteri kadar uzman ve personelden oluşan sekreterlik, fakültenin idari işlerini yürütür,
5. Fakültede çalışan idari personeli arasında işbölümünü sağlar ve gerekli denetim-gözetimi yapar,
6. Fakülte sekreteri oy hakkı olmaksızın, bağlı bulunduğu fakültenin; Akademik Genel Kurulu, Fakülte Kurulu, Fakülte Yönetim Kurulu ve Fakülte Disiplin Kurulunda raportörlük yapar,
7. Fakülte, Akademik Genel Kurulu, Fakülte Kurulu, Fakülte Yönetim Kurulu ve Fakülte Disiplin Kurulunun gündemlerini hazırlar; alınan kararların yazılmasını, ilgililere dağıtılmasını sağlar, kontrol eder ve arşivlenmesini sağlar,
8. Dekanın imzasına sunulacak yazıları parafe eder,
9. Fakülteye gelen ilan ve duyurulardan ilgilileri haberdar eder,
10. Fakülte Faaliyet Raporunu hazırlar,
11. Birimler arasındaki evrak akışını düzenler,
12. Öğrenci ve personelden gelen dilekçeleri ilgili yerlere yönlendirir ve gerekeni yapar,
13. Halkla ilişkilere özen gösterir; kongre, seminer, toplantı, ağırlama hizmetlerine yardımcı olur,
14. Akademik ve idari personel ile ilgili mevzuatı bilir, değişiklikleri takip eder,
15. Dekan ile tam zamanlı ve ders saati itibariyle görevli öğretim elemanları arasındaki eş güdümü sağlar,
16. Fakültede eğitim-öğretim etkinlikleri ile sınavların (ÖSYM, AÖF vb.) güvenli bir biçimde yapılabilmesi için gerekli hazırlıkları yapar,
17. Kurum/kuruluş ve şahıslardan Dekanlığa gelen yazıların cevaplandırılması için gerekli işlemleri yapar, arşivlenmesini ve muhafazasını sağlar,
18. Fakülte öğrenci işlerinin (kayıt dondurma, kayıt sildirme, not değişikliği vb.) düzenli bir biçimde yürütülmesini ve kontrolünü sağlar,
19. Fakültede görevli diğer idari personelin izinlerini fakültedeki işleyişi aksatmayacak biçimde planlar ve kontrol eder,
20. Tüm bu görev ve sorumluluklarında istenildiğinde üst makamlara gerekli bilgileri sağlar.
21. Görev alanında yapmakta olduğu işler için gerekli olan araç ve gereci iş sağlığı ve iş güvenliği çerçevesinde düzgün ve doğru olarak kullanmak,
22. Gerekli hallerde, yöneticisinin bilgisi ve yönlendirmesi dâhilinde bölümdeki diğer işlere destek olmak,
23. Mesleki ve kişisel konularda sürekli gelişim içerisinde bulunmak,
24. Yukarıda belirtilmeyen ancak görevin amacına hizmet eden diğer işleri yapmak.